업무 재작업을 줄이는 방법 - 빠른 실행 전에 확인해야 할 단 한 가지

물리학에는 Speed와 Velocity를 구분하는 개념이 있습니다. Speed는 단순히 얼마나 빠른가를 나타내고, Velocity는 방향까지 포함한 개념입니다. 빠르게 움직여도 방향이 틀리면 목적지에서 점점 멀어집니다. 직장에서 "빠르게 끝냈는데 왜 다시 하라고 하지?"라는 상황이 반복된다면, 그건 Speed만 있고 Velocity가 없는 일하기의 전형적인 결과입니다.

조직에서 속도를 강요받는 것은 어제오늘의 일이 아닙니다. 경쟁사보다 먼저 신제품을 출시해야 하고, 옆 팀보다 빠르게 성과를 내야 하고, 개인으로서도 남보다 일찍 결과물을 보여줘야 합니다. 이 압박이 반복되면 일의 목적보다 속도 자체가 목표가 되어버립니다. 그리고 그 순간부터 열심히 하면 할수록 엉뚱한 방향으로 달려가는 일이 생깁니다.

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방향 없는 속도는 결국 처음부터 하지 않아도 됐을 일을 빠르게 끝내는 것에 불과합니다. 문제는 이것이 개인의 실수가 아니라, 지시하는 사람이 결과를 명확히 정의하지 않은 채 "빨리"만 외치는 구조에서 비롯된다는 점입니다.

왜 빠른 실행이 오히려 시간을 낭비할까?

상사가 "이거 ASAP(아삽)으로 해줘"라고 했을 때, 대부분의 직장인은 바로 일에 달려듭니다. 빠르게 움직여야 능력 있어 보인다는 압박 때문입니다. 그런데 잠깐 멈추고 생각해 보면, 그 지시 안에는 정작 가장 중요한 정보가 빠져 있는 경우가 많습니다. 원하는 결과물의 형식이 무엇인지, 어떤 방향으로 결론이 나와야 하는지, 마감이 언제인지. 이것들이 불분명한 상태에서 속도를 내면, 빠르게 끝낸 뒤 처음부터 다시 하는 상황이 만들어집니다.

속도를 강조하는 문화도 결국은 좋은 결과를 얻기 위한 것입니다. 그렇다면 무조건 빨리빨리를 외치기 전에, 이 일의 끝에 어떤 결과가 있어야 하는지를 먼저 머릿속에 새겨야 합니다. 목표가 선명해야 속도를 내더라도 방향을 잃지 않습니다.

실제로 써먹을 수 있는 질문 하나

상사가 급하게 지시할 때, 바로 실행하기 전에 이렇게 물어보시기 바랍니다.

"급한 건 알겠습니다. 그런데 원하시는 결과물 형식이 어떻게 되나요? 어떤 방향으로 결론이 나와야 할까요?"

만약 상사가 바로 답하지 못하거나 "그냥 알아서 해"라고 한다면, 한 번 더 물어보세요.

"그러면 마감 시간이라도 확인할 수 있을까요?"

첫 번째 질문에 답하지 못하는 사람은 두 번째도 쉽지 않습니다. 지시할 때 결과를 구체적으로 생각하지 않았기 때문입니다. 이 질문은 반항이 아닙니다. 제대로 된 방향으로 달려가기 위한 최소한의 확인입니다. 이 30초짜리 대화가 엉뚱한 방향으로 두 시간을 날리는 상황을 막아줍니다.

방향을 먼저 잡은 사람이 시간을 아낍니다.

해외 영업팀에서 긴급 시장 조사 보고서를 요청받은 두 팀원이 있었습니다. 한 명은 지시를 받자마자 자료 수집에 들어갔고, 네 시간 만에 방대한 분량을 제출했습니다. 다른 한 명은 먼저 팀장에게 "이 보고서로 어떤 결정을 내리실 건가요? 분량과 형식은 어떻게 할까요?"라고 물었습니다. 팀장의 답을 듣고 나서 핵심 세 가지만 정리해 한 시간 만에 보고서를 냈습니다. 결재는 후자가 먼저 났습니다. 전자의 보고서는 "필요한 내용이 없다"는 피드백과 함께 돌아왔습니다.

속도를 내기 전에 딱 30초만 멈춰보시기 바랍니다. 이 일의 끝에 무엇이 있어야 하는지, 받는 사람이 무엇을 기대하는지를 먼저 확인하는 것입니다. 그 30초가 두 시간짜리 재작업을 막습니다.

여러분은 일을 시작하기 전에 원하는 결과를 먼저 정리하는 편인가요, 아니면 일단 시작하고 보는 편인가요? 어느 쪽이든 그 이유가 궁금합니다. 댓글로 편하게 나눠주세요.

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위시웍스 김작가 | 일과 삶의 지혜를 씁니다

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