MECE 중복, 누락 - 보고서가 깨지는 세 가지 순간

핵심 먼저 보고 갈게요.

Q. MECE에 맞게 나눴는데도 왜 보고서가 깨질까요?

A. ‘겹치지 않게, 빠짐없이’라는 뜻만 기억하고, 같은 기준으로 나눴는지 확인하지 않았기 때문입니다. 보고서는 항목이 겹칠 때, 중요한 내용이 빠질 때, 큰 항목과 작은 항목을 같은 줄에 놓을 때 흔들립니다.

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보고서의 목차를 만들고 내용을 곧잘 정리했는데도 상사에게 이런 질문을 받을 때가 있습니다.

“이 항목은 저쪽에도 들어가지 않나?”
“이 경우는 어디에 넣어야 하지?”
“이 셋을 같은 기준으로 나눈 게 맞나?”

이런 질문에 답하기 어렵다면 항목이 부족한 것이 아니라 나누는 기준이 불분명한 것입니다. MECE를 알고 있어도 실제 보고서에서 자주 막히는 지점이 바로 여기입니다.

MECE는 나눈 결과를 확인하는 기준입니다

MECE는 ‘Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive’의 약자입니다. 우리말로는 상호배제와 전체포괄이라고 번역하지만, 어렵게 생각할 필요는 없습니다.

한 항목이 두 군데에 들어가지 않아야 하고, 정해 놓은 범위에서 빠진 항목이 없어야 한다는 뜻입니다. 쉽게 말해 ‘겹치지 않게, 빠짐없이’ 나누는 원칙입니다.

<논리의 기술>이라는 책의 저자인 바바라 민토는 1963년부터 1973년까지 맥킨지에서 일했습니다. 맥킨지가 채용한 최초의 여성 MBA 전문 인력이기도 했죠.

민토는 자신이 MECE라는 약어를 만들어 아이디어 분석에 적용했다고 설명했습니다. 다만 그 원리 자체는 아리스토텔레스까지 거슬러 올라간다고 덧붙였습니다. 논리의 원리를 처음 발명했다기보다, 기존 원리를 실무에서 사용할 수 있는 짧은 이름으로 정리했다고 보는 편이 정확합니다.

MECE는 보고서를 나누는 방법인 동시에, 나눈 결과가 제대로 되었는지 확인하는 기준입니다. 실무에서는 분류표를 만드는 순간보다 완성된 분류표를 다시 의심할 때 더 유용합니다.

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첫 번째 순간, 서로 다른 기준으로 나눌 때

거래처를 ‘대형 거래처’, ‘수도권 거래처’, ‘신규 거래처’로 나눴다고 해보겠습니다. 언뜻 보면 거래처의 특징을 잘 정리한 것처럼 보입니다.

하지만 수도권에 있는 대형 신규 거래처는 세 항목에 모두 들어갈 수 있습니다. 거래 규모, 지역, 거래 기간이라는 서로 다른 기준을 한꺼번에 사용했기 때문입니다.

이런 분류로 거래처 수나 매출을 합산하면 같은 거래처가 여러 번 계산될 수 있습니다. 숫자는 정교해 보이지만 출발점부터 잘못된 셈입니다.

먼저 이번 분석에서 무엇을 확인하려는지 정해야 합니다. 거래처 규모를 보려면 대형·중형·소형으로 나누고, 지역을 보려면 수도권·중부권·남부권처럼 나누는 방식입니다.

다른 기준도 필요하다면 첫 번째 분류 아래에서 다시 나누면 됩니다. 한 번 나눌 때는 하나의 기준만 사용하는 것이 안전합니다.

두 번째 순간, 중요한 항목이 빠질 때

매출 부진의 원인을 ‘제품 경쟁력’, ‘가격’, ‘영업 인력’으로 나눴다고 해보겠습니다. 세 항목 모두 타당해 보이지만 이것만으로 원인을 빠짐없이 살펴봤다고 말하기는 어렵습니다.

제조업 B2B 거래라면 납기, 품질 대응, 유통 구조가 영향을 주었을 수도 있습니다. 정작 중요한 원인이 빠졌는데도 남아 있는 항목만 보면 보고서가 잘 정리된 것처럼 보일 수 있습니다.

빠진 항목을 확인하려면 먼저 분석 범위를 정해야 합니다. 어느 시장을 보는지, 어느 기간의 매출을 분석하는지, 어떤 거래처를 대상으로 하는지가 분명해야 합니다.

‘빠짐없이’란 세상에 존재하는 모든 원인을 적으라는 뜻이 아닙니다. 지금 쓰고 있는 보고서에서 살펴보기로 한 범위 안에 중요한 내용이 빠지지 않았는지 확인하라는 뜻입니다.

누락이 위험한 이유는 빠진 항목이 실제 문제의 원인일 수 있기 때문입니다. 보고서가 깔끔하다는 사실과 분석이 정확하다는 사실은 다릅니다.

MECE는 보고서에서 주장하는 바를 뒷받침할 근거에 대해 중복, 혼재, 누락을 막는 도구입니다.

세 번째 순간, 큰 항목과 작은 항목을 같은 줄에 놓을 때

매출 하락 원인을 ‘시장 상황’, ‘경쟁사 가격 인하’, ‘우리 제품 노후화’로 나눴다고 해보겠습니다. 처음 보면 세 가지 원인이 잘 정리된 것처럼 보입니다.

그러나 ‘시장 상황’은 여러 원인을 담을 수 있는 큰 항목입니다. 반면 ‘경쟁사 가격 인하’는 시장에서 일어난 구체적인 현상입니다. 큰 상자와 그 안에 들어갈 작은 상자를 나란히 놓은 셈입니다.

이렇게 나누면 경쟁사 가격 인하를 시장 상황에 넣어야 하는지, 별도의 원인으로 봐야 하는지 알기 어려워집니다. 같은 내용을 두 번 다루거나 어느 쪽에서도 제대로 다루지 않을 수 있습니다.

먼저 원인을 ‘회사 밖의 문제’와 ‘회사 안의 문제’로 나누면 이해하기 쉽습니다. 회사 밖의 문제 아래에는 시장 수요 감소와 경쟁사 가격 인하를 놓고, 회사 안의 문제 아래에는 제품 노후화와 영업 대응 문제를 놓을 수 있습니다.

같은 줄에 놓는 항목들은 다루는 범위가 비슷해야 합니다. 큰 항목 아래에 그보다 작은 항목을 배치해야 무엇이 큰 원인이고 무엇이 구체적인 원인인지 관계가 분명해집니다.

다음 편에서 다룰 건데, '로직트리'라는 개념은 이러한 관계를 위아래로 정리하는 도구입니다.

보고서를 제출하기 전에 세 번 물어보십시오

보고서를 오래 검토할수록 저는 항목의 개수보다 항목 사이의 경계를 먼저 봅니다. 항목이 많아도 경계가 흐리면 숫자가 겹치고, 중요한 원인이 빠지며, 결론과 근거의 관계도 흔들립니다.

제출하기 전에는 세 가지를 확인하면 됩니다.

• 한 항목이 두 군데에 들어가지는 않는가?
• 정해 놓은 분석 범위에서 빠진 것은 없는가?
• 큰 항목과 그 안에 들어갈 작은 항목을 같은 줄에 놓지는 않았는가.

앞의 두 질문은 중복과 누락을 확인하는 질문입니다. 마지막 질문은 큰 원인과 구체적인 원인이 뒤섞이지 않았는지 확인하는 질문입니다.

이 세 가지에 분명하게 답할 수 없다면 보고서의 분류가 아직 끝난 것이 아닙니다. 항목을 보기 좋게 나열한 상태에 가깝습니다.

MECE는 보고서를 그럴듯하게 보이게 만드는 컨설팅 용어가 아닙니다. 내가 만든 분류의 경계를 의심하고, 중복과 누락 때문에 중요한 판단이 흔들리지 않도록 막아 주는 확인 습관입니다. 이 개념을 알아두면 꽤나 유용합니다.

여러분이 최근 만든 보고서의 분류는 이 세 가지 질문을 통과할 수 있으신가요?

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위시웍스 김작가 | 일과 삶의 지혜를 씁니다

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